退職代行を使われた時の企業側の対応方法！

1. はじめに：退職代行利用増加の背景と企業が取るべき心構え

近年、働き方の多様化や労働者の権利意識の高まりを背景に、退職代行サービスを利用して退職する人が増加傾向にあります。

企業側としては、突然の通知に戸惑い、ネガティブな感情を抱くこともあるかもしれません。しかし、感情的な対応は事態を悪化させる可能性があります。

適切な対応を行うことで、トラブルを最小限に抑え、円満な解決につなげることが重要です。

本記事では、退職代行を使われた企業が取るべき手順を段階的に説明し、具体的な対応方法や意識すべきポイントを、詳細に解説します。

2. 退職代行サービスとは？企業が知っておくべきサービス内容と法的側面

退職代行サービスとは、労働者本人の代わりに、退職に関する意思表示や手続きを代行するサービスです。主なサービス内容は以下の通りです。

主なサービス

• 退職の意思表示
• 退職日の調整
• 退職届の提出
• 貸与品の返却
• 未払い賃金や残業代の請求
• 有給休暇の消化交渉

法的側面：

退職代行サービスは、弁護士法や労働基準法などの法律を遵守して運営されている必要があります。弁護士資格を持たない業者が、法律事務を行うことは非弁行為にあたる可能性があるので、注意が必要です。

3. 退職代行サービスを利用された場合に企業が直面する具体的な影響

退職代行サービスを利用された場合、企業側は主に以下の状況に直面します。

• 従業員との直接的なやり取りが困難になる：これにより、退職理由や背景の把握が難しくなります。
• 退職に関する手続きを代行業者と行う必要が出てくる：通常とは異なる手続きが必要となり、事務処理の負担が増加します。
• 予期せぬ退職による業務への影響：人員配置の見直しや業務の引き継ぎなど、迅速な対応が求められます。
• 企業イメージへの影響：特にSNSなどで情報が拡散した場合、企業のイメージダウンにつながる可能性があります。
• 残された従業員のモチベーション低下：退職代行の利用が広まることで、他の従業員に不安感や不信感が広がる可能性があります。

4. 退職代行サービス利用時の企業側の対応手順：法的リスクを回避するために

退職代行サービスから連絡があった場合、以下の手順で対応しましょう。

①退職代行業者の身元確認

まず、連絡してきた退職代行業者の身元を確認しましょう。具体的には、以下の点を確認します。

• 会社名、代表者名
• 所在地、連絡先
• サービス内容、料金体系
• 弁護士監修の有無

②従業員本人の意思確認

次に、従業員本人に退職の意思があるかを確認します。ただし、退職代行サービスを利用している場合、本人との連絡が難しいこともあります。その場合は、退職代行業者を通じて確認しましょう。

※本人の意思確認が取れない場合、退職手続きを保留することも検討します。

③退職条件の確認

従業員の雇用契約や就業規則を確認し、退職条件を把握します。具体的には、以下の点を確認します。

• 退職日
• 有給休暇の残日数
• 未払い賃金や残業代の有無
• 貸与品の返却
• 競業避止義務の有無

④退職手続きの実施

退職条件に基づいて、退職手続きを進めます。具体的には、以下のことを行います。

• 退職届の受理
• 離職票や源泉徴収票の発行
• 社会保険や雇用保険の手続き
• 貸与品の返却確認
• 退職金の支払い（該当する場合）

⑤業務の引き継ぎ

従業員の担当業務について、引き継ぎ計画を立て、関係者への周知を行います。

⑥記録の保管

退職に関する一連のやり取りや書類を保管します。

5. 退職代行サービス利用時に企業が意識すべき重要なポイント

• 冷静かつ客観的な対応を心がける：感情的な言動は避け、事実に基づいて対応します。
• 感情的な言動は避ける：特にSNSなどでの発信は慎重に行います。
• 法律や就業規則に基づいて対応する：不明な点は専門家（弁護士や社会保険労務士）に相談します。
• 退職代行業者とのやり取りは記録に残す：言った言わないのトラブルを避けるため、メールや書面でのやり取りを推奨します。
• 必要に応じて弁護士や社会保険労務士に相談する：特に法的トラブルに発展する可能性がある場合は、早めに相談します。
• 社内での情報共有は必要最小限にとどめる：従業員のプライバシーに配慮し、不必要な情報共有は避けます。

6. 従業員が退職代行サービスを利用せずに済む、働きやすい職場環境の構築

退職代行サービスの利用を未然に防ぐためには、従業員が安心して働ける職場環境づくりが不可欠です。

• 従業員とのコミュニケーションを密にする：定期的な面談や意見交換会などを実施し、従業員の声を積極的に聞きます。
• 労働環境や待遇の改善：給与や福利厚生の見直し、残業時間の削減など、働きやすい環境を整備します。
• 従業員の悩みや相談に耳を傾ける：相談窓口を設置し、従業員が気軽に相談できる体制を整えます。
• 退職に関する相談窓口の設置：退職を検討している従業員が、事前に相談できる窓口を設けます。
• 定期的な面談の実施：上司と部下が定期的に面談を行い、キャリアプランや悩みなどを共有します。
• ハラスメント対策：ハラスメント防止のための研修や相談窓口を設置し、安心して働ける職場環境を作ります。
• 評価制度の明確化：公平で透明性の高い評価制度を導入し、従業員のモチベーションを高めます。

7. まとめ：退職代行への適切な対応と企業が目指すべき未来

退職代行サービスの利用は、企業側にとって予期せぬ事態ではありますが、適切な対応を行うことで、トラブルを回避し、円満な解決につなげることができます。

重要なことは、今回の退職を「自社の職場環境を見直す良い機会」と捉え、従業員が安心して長く働ける職場環境づくりに繋げていくことです。従業員一人ひとりを尊重し、働きやすい職場環境を提供することが、企業の持続的な成長にも繋がります。